Alles im überblick
- 1. Zielauswahl - Anfrage
- 2. Angebotseinholung
- 3. Angebotsprüfung
- 4. Optionsreservierung
- 5. Buchung und Anzahlung
- 6. Erste Reiseinformation – Programmgestaltung
- 7. Endabrechnung – Reiseunterlagen
- 8. Es kann losgehen!
Buchungsablauf
1. Zielauswahl – Anfrage
Die Auswahl des Reisezieles oder der möglichen Reiseziele findet in der Regel gemeinsam mit den Schülern statt. Sie wissen nicht, ob die ausgewählte Destination für Ihre Klasse geeignet ist? Rufen Sie uns einfach an, wir beraten Sie gerne bei der Zielfindung.
2. Angebotseinholung
Füllen Sie das Angebotsanforderungs–Formular aus und senden Sie uns dieses per Mail. Selbstverständlich nehmen wir Ihre Daten auch telefonisch oder per Fax entgegen. Innerhalb von 48 Stunden erhalten Sie ein Angebot oder eine Information über den Stand Ihrer Anfrage. In einigen Fällen müssen wir Leistungsträger wie die Bahngruppenabteilung oder Fluggesellschaften erst kontaktieren, um Ihnen ein qualifiziertes Angebot erstellen zu können. Hier sind wir von den Arbeitsabläufen unserer Partner abhängig. Wir halten Sie aber auf dem Laufenden.
3. Angebotsprüfung
In der Vergangenheit sind viele Angebote, die per Mail von uns versandt wurden, im Spamfilter der Empfänger gelandet. Ein individuelles Angebot zu erstellen bedeutet für uns viel Arbeit, daher möchten wir sichergehen, dass Sie das Angebot erhalten haben. Bitte teilen Sie uns auf dem Anfrageformular außerdem mit, wie und wann wir Sie am besten erreichen können.
4. Optionsreservierung
Unser Angebot findet bei Ihnen und Ihren Schülern Zustimmung, jedoch benötigen Sie noch ein paar Tage Zeit, um Gespräche mit den Eltern, dem Schulamt und der Schulleitung zu führen? In diesem Fall räumen wir Ihnen gerne eine Option auf das gewünschte Angebot ein, damit die Plätze nicht anderweitig vergeben werden können (nicht möglich bei Flugreisen).
5. Buchung und Anzahlung
Alles geklärt? Dann senden Sie uns eine Mail mit Ihrer Buchung oder rufen Sie uns an. Von uns erhalten Sie eine schriftliche Reisebestätigung und eine Anmeldung, die Sie uns unterschrieben zurücksenden. Mit der Reisebestätigung bitten wir Sie um eine Anzahlung, die 4 Wochen nach Erhalt der Bestätigung fällig ist. Ausnahme Flugreisen – Flugtickets die wir für Schulklassen buchen, buchen wir über Low Cost Airlines oder bei Linienflügen in den günstigsten Buchungsklassen. Dies bedeutet, dass der Rechnungsbetrag bei uns sofort nach Buchung von der Fluggesellschaft abgebucht wird. Wir bitten um Verständnis, das auch wir von Ihnen spätestens zwei Wochen nach Buchung eine Zahlung der verauslagten Flugkosten erwarten. Wichtig! Flugtickets von LowCost Airlines sind in der Regel nicht stornierbar, dies gilt auch für die Linienflugtickets die wir in der günstigsten Buchungsklasse buchen.Namensänderungen sind teilweise möglich, allerdings zu sehr hohen Kosten. Wir weisen darauf hin, dass wir Flüge in Ihrem Auftrag buchen und für den Flug die AGBs der jeweiligen Fluggesellschaft gelten.
6. Erste Reiseinformation – Programmgestaltung
3 Monate vor Reiseantritt senden wir Ihnen einen Reiseführer und nähere Infos zum Reiseziel. Ihre Programmwünsche (Buchung von Zusatzleistungen) mit konkreten Teilnehmerzahlen sollten Sie uns spätestens 8 Wochen vor Fahrt zukommen lassen.
7. Endabrechnung – Reiseunterlagen
Die Endabrechnung erhalten Sie von uns ca. 6 Wochen vor Reiseantritt. Der Restbetrag der Reise sollte bis 4 Wochen vor der Fahrt bei uns eingegangen sein, sodass noch genügend Zeit zum Versenden der restlichen Reiseunterlagen bleibt.
8. Es kann losgehen!
Bei Problemen auf Reisen können Sie uns jederzeit unter unserer HotlineTelefonnummer, die Sie mit den Reiseunterlagen mitgeteilt bekommen, erreichen.